Personuppgiftspolicy

Denna personuppgiftspolicy gäller för registrerade kunder vars personuppgifter inkommer till Ålandstrafiken i samband med bokning och inköp av biljett inom skärgårdstrafiken och i samband med inköp av periodbiljett i kollektivtrafiken, och därmed behandlas av oss. Den gäller också vid nyttjande av något av våra system, program och/eller tjänster samt vår hemsida och sociala medier.

För att du ska kunna få service inom den offentligt tillhandahållna kollektivtrafiken, såsom exempelvis en förbokad plats eller periodbiljett, behöver du lämna dina personuppgifter. Vi inhämtar dock inte fler personuppgifter än vad vi behöver för vår behandling av ditt ärende. Om du inte vill lämna de personuppgifter vi behöver kommer vi inte kunna tillse dina behov som registrerad kund i samma utsträckning som annars är möjligt.

Ålandstrafiken är en enhet inom Åland landskapsregering, FO-nummer: 0145076-7.

Ålands landskapsregering är personuppgiftsansvarig och ansvarar således för samtliga personuppgifter som du lämnar i kontakten med Ålandstrafiken. 

Rörande dina personuppgifter vid bokning och inköp av biljett inom skärgårds- och kollektivtrafiken kan du kontakta Ålandstrafiken direkt på följande sätt:

Besöksadress: Styrmansgatan 1, 22100 Mariehamn
Telefon: +358 18 25 600
E-post: info@alandstrafiken.ax

Vårt främsta syfte för att behandla dina personuppgifter är för att Ålandstrafiken ska kunna fullfölja åtaganden mot dig som är registrerad.

Ålandstrafiken samlar framför allt in sådana personuppgifter som behövs för att ge rättigheter och service till dig som registrerad i bokningssystemet för skärgårdstrafiken. Av samma skäl behöver vi dina personuppgifter för personliga periodbiljetter inom busstrafiken.

Vi behandlar alltid dina personuppgifter med stöd i de legala grunder som ställs upp enligt dataskyddsförordningen samt vad som annars stadgas i tillämplig åländsk och finsk lagstiftning.

De personuppgifter som Ålandstrafiken lagrar i bokningssystemet för skärgårdstrafiken är:

• Kontaktuppgifter som namn, adress, telefonnummer och e-post 
• Faktureringsadress (vid fakturering lagras även FO-nummer)
• Kundnummer och lösenord
• Uppgifter som behövs för fordonsbokning, såsom fordonets registreringsnummer
• Betalningsuppgifter

I andra ärenden såsom vid periodbiljetter inom busstrafiken lagras relevanta delar av de uppgifter som anges ovan.

Som personuppgiftsansvarig har Ålands landskapsregering, och därmed även enheten Ålandstrafiken, ansvaret för att dina personuppgifter behandlas på ett säkert sätt och att dataskyddsförordningen följs.

För att du ska kunna få rättigheter och viss typ av service inom den offentligt tillhandahållna kollektivtrafiken behöver du lämna dina personuppgifter. Ålandstrafiken inhämtar inte fler personuppgifter än vad vi behöver för att handlägga ditt ärende. Om du inte vill lämna de personuppgifter vi behöver kommer du inte kunna ta del av alla våra tjänster.

Du kan förboka och betala för plats i den offentligt tillhandahållna kollektivtrafiken digitalt via ditt konto i webbokningen. Dina personuppgifter används då för automatiserat beslutsfattande. Ålandstrafiken tillämpar inget annat automatiserat beslutfattande, utan alla andra beslut görs manuellt av en tjänsteman eller behörigt organ.

Ålandstrafiken kan använda dina personuppgifter för att besvara dina förfrågningar och sända e-post eller sms-meddelande till dig för att informera om trafiken eller Ålandstrafikens verksamhet till den e-postadress och det mobiltelefonnummer du uppgett till oss. Du kan när som helst begära att inte få e-post eller sms-meddelanden från oss.

Ålandstrafiken kommer att behandla ditt personnummer när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet, nödvändigt för säker identifiering eller om det finns något beaktansvärt skäl. Vi minimerar alltid användandet av dina personuppgifter i så stor utsträckning som det är möjligt.

För de fall att du har lämnat ditt samtycke till behandling av dina personuppgifter så har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke.

Vi är skyldiga att meddela dig om vi vill använda oss av personuppgifterna på något annat sätt än det vi inhämtat dem för. I vissa fall kan vi fråga dig om vi får använda tidigare inlämnade personuppgifter för att förenkla handläggningen av ditt ärende, såsom exempelvis vid ersättande av förlorat periodkort inom busstrafiken.

Utöver de uppgifter du själv lämnar till oss kan vi även komma att samla in personuppgifter om dig från tredje part som exempelvis befolkningsdatasystemet, fordonsregistret, skolor rörande skolkort eller andra tillgängliga källor.

Dina personuppgifter behandlas bara av den personal inom Ålands landskapsregering som behöver dem för att Ålandstrafiken ska kunna ge dig service eller handlägga ditt ärende.

I Ålandstrafikens register lagras sådana uppgifter om dig som du själv angett i samband med att du blev registrerad som kund samt eventuella uppgifter som framkommer vid ett senare skede. Senare behandling av dina personuppgifter kommer att hanteras för samma ändamål som när de samlades in.

Ålandstrafiken kan i vissa fall inhämta personuppgifter som rör dig från någon annan än dig själv. I dessa fall kan det exempelvis handla om att någon annan betalar för hela eller delar av ditt periodkort inom busstrafiken, eller att din hemkommun, fordonets typ och registrering inom skärgårdstrafiken, eller kontakt- eller betalningsuppgifter verifieras eller uppdateras för att ge dig service eller kontakta dig. I samband med att vi använder eventuella uppgifter som vi har hämtat från någon annan än dig själv kan vi komma att informera dig om varifrån vi har hämtat uppgifterna och vilka uppgifter vi har hämtat, förutsatt att det inte finns undantag från informationsplikten enligt artikel 14.5 i dataskyddsförordningen.  

Ålandstrafiken tar det förtroende som du som registrerad givit oss på allvar. För att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, missbruk, avslöjande eller ändring vidtar vi lämpliga fysiska, tekniska och administrativa åtgärder.

Den fysiska säkerheten är utformad för att förebygga obehörig åtkomst till databasutrustning. Elektroniska säkerhetsåtgärder, såsom brandväggar, tillträdesbegränsningar och kryptering ger skydd mot dataintrång och annan obehörig åtkomst.

Anställda vid Ålandstrafiken och övriga delar av Ålands landskapsregering samt personuppgiftsbiträden och underbiträden följer gällande informationssäkerhetsföreskrifter.

Om Ålandstrafiken trots vidtagna åtgärder skulle drabbas av en personuppgiftsincident anmäler vi incidenten till Datainspektionen inom 72 timmar utifall vi ser att incidenten utgör en risk mot eventuella fri- och rättigheter för den registrerade. Anmälan sker enligt de regler för rapportering som Datainspektionen tillhandahåller. I vissa fall kontaktar vi även berörda individer som drabbats av personuppgiftsincidenten.

Ålands landskapsregering kan använda sig av personuppgiftsbiträden för de tjänster Ålandstrafiken erbjuder. Ålands landskapsregering förbinder sig att ha personuppgiftsbiträdesavtal med samtliga personuppgiftsbiträden.

Personuppgiftsbiträdet agerar i enlighet med de instruktioner som anges i personuppgiftsbiträdesavtalet. Om ett personuppgiftsbiträde i sin tur skulle anlita ett biträde kallas denna för underbiträde. Ett underbiträde kan aldrig anlitas utan vårt medgivande.

När personuppgifter som berörs av denna personuppgiftspolicy delas med personuppgiftsbiträden till Ålands landskapsregering, sker det endast för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka Ålandstrafiken har samlat informationen. Detta kan vara exempelvis till våra IT-leverantörer för att åtgärda fel eller utveckla produkterna.  

Ålands landskapsregering har skriftliga avtal med personuppgiftsbiträden, genom vilka de garanterar säkerheten för de personuppgifter som behandlas och åtar sig att följa våra krav.

Ålands landskapsregering säljer inte någon kundinformation vidare. 

Vid upphandling kan information komma att ges till eventuella tredjepartsleverantörer, dock alltid genom överenskommelse i skriftligt avtal.

Kontaktinformation som behövs för genomförande av Ålandstrafikens tjänster och support till kunder kan delges till och behandlas av Ålands landskapsregerings personuppgiftsbiträden.

Det är värt att tänka på att som registrerad är inte alla dina personuppgifter som lämnas in till Ålandstrafiken sekretessbelagda. Allmänheten har därför rätt till att se dem om någon skulle begära det.

Ålandstrafiken strävar efter att personuppgifterna alltid ska behandlas inom EU/EES och att alla våra egna IT-system finns inom EU/EES.

I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES kommer du att få information om detta i förväg och vi gör det i så fall endast för att lagen kräver det.

Ålandstrafiken lagrar dina personuppgifter så länge som det är rimligen nödvändigt för att uppfylla det syfte/de syften för vilket de samlades in och för att efterleva dataskyddsförordningen eller andra tillämpliga lagar.

Så snart personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de syften för vilka de samlats in eller på annat sätt behandlats kommer de att raderas.

Personuppgifter som skickas in till Ålandstrafiken utan att de efterfrågats kommer inte att sparas, med vissa undantag som till exempel spontana arbetsansökningar.

Vid arkivering av personuppgifter måste Ålandstrafiken följa arkivlagar och andra föreskrifter. Ålandstrafiken har i många fall krav på sig att lagra personuppgifter under väldigt lång tid för att man långt fram i tiden ska kunna se hur man arbetade förr. Allt detta bestäms i enlighet med gällande lagar och andra föreskrifter som reglerar hur uppgifter ska hanteras. Du har även möjlighet att fråga hur länge olika typer av personuppgifter kommer att lagras i hos oss.

Som registrerad kund hos Ålandstrafiken har du följande rättigheter:

• Du har rätt att kontrollera vilka personuppgifter som finns lagrade hos oss.
• Du har rätt att begära ett registerutdrag där du kan se vilka personuppgifter som finns om dig i våra register.
• Du har rätt att skriftligen begära rättning om du upptäcker att vi har felaktigheter registrerade om dig.
• Du har rätt att bli raderad under dessa förutsättningar:
  • Uppgifterna behövs inte längre för det ändamål de samlades in.
  • Uppgifterna sparas med ditt samtycke och du återkallar samtycket.
  • Behandlingen grundar sig på en intressevägning och det finns inte berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse.
  • Personuppgifterna har behandlats olagligt.
  • Personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse som vi omfattas av.
• Rätten att bli raderad gäller inte om Ålandstrafiken är skyldig enligt lag (till exempel bokföringslagen) att behålla uppgifterna. Det kan också hända att behandling är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
• Du har rätt att begära en begränsning i behandlingen, men denna rätt är inte ovillkorlig utan en bedömning måste ske i varje enskilt fall.
• Du har rätt att invända mot en personuppgiftsbehandling och Ålandstrafiken kommer då att upphöra med behandlingen under tiden frågan utreds.

Om du vill åberopa någon av dina rättigheter så kontaktar du enhetschef via telefon +358 18 25 600 (växel) eller via e-post till info@alandstrafiken.ax.

Som dataskyddsombud för Ålandstrafiken fungerar det vid Ålands landskapsregering utsedda dataskyddsombudet.

Dataskyddsombudets roll är att kontrollera att dataskyddsförordningen följs genom att till exempel utföra kontroller och informationsinsatser.

Dataskyddsombudet kan du kontakta om dina personuppgifter hanteras av Ålandstrafiken och du har några frågor om det.

Kontaktuppgifter till Ålands landskapsregerings dataskyddsombud:
Telefon: +358 18 25 000 (växel)
E-post: dataskyddsombud@regeringen.ax

Datainspektionen är ansvarig för att övervaka tillämpningen av dataskyddsförordningen.

Om du anser att Ålandstrafiken har behandlat dina personuppgifter på ett sätt som strider mot dataskyddsförordningen har du rätt att lämna in ett klagomål till Datainspektionen.

Kontaktuppgifter hittar du på Datainspektionens webbplats

Eventuella uppdaterade versioner av policyn kommer att publiceras på vår webbplats.